Baza firm z regionu, czyli jak oddział banku znajduje właścicieli firm w swoim powiecie

Baza firm z regionu to lista spółek z siedzibą w kilku wybranych powiatach razem z ich właścicielami, zarządem, branżą i wynikami. Oddział banku, leasing czy kancelaria buduje ją z rejestrów publicznych, filtruje po przychodzie i kapitale, a potem co miesiąc sprawdza, kto doszedł.

W tym poradniku pokazujemy, jak taką listę złożyć krok po kroku, jakie kryteria mają sens dla różnych branż, jak ustawić segmenty i alerty, jak przenieść wynik do CRM i jak kontaktować się z przedsiębiorcami zgodnie z RODO. Na końcu liczymy, przy jakim założeniu taka baza zwraca się sama. Bez obiecywania cudów, za to z rachunkiem, który każdy może podstawić pod swoje liczby.

Po co lokalnej firmie lista właścicieli spółek

Ogólnopolskie zestawienia najbogatszych obejmują kilkaset osób, w dużej części z kilku największych miast. Dyrektor oddziału banku w mieście powiatowym nie ma z nich pożytku. Potrzebuje wiedzieć, kto prowadzi największe spółki w jego trzech, czterech czy pięciu powiatach, ile te spółki sprzedają, czy rosną i kto podpisuje w nich umowy.

Ta sama potrzeba stoi za pracą handlowca leasingu, dealera samochodów premium, dewelopera, kancelarii, biura rachunkowego i doradcy sukcesyjnego. Każdy z nich sprzedaje ludziom, którzy prowadzą firmy, i każdy traci czas, gdy szuka ich ręcznie, spółka po spółce, w wyszukiwarce rejestru. Lista z jednego miejsca, z tymi samymi polami dla każdej spółki i z datą danych, skraca tę pracę z tygodni do godzin.

Warto od razu powiedzieć, czym taka baza nie jest. Nie jest listą adresów domowych, numerów prywatnych telefonów ani opisem czyjegoś życia. To zestaw faktów, które spółki same zgłaszają do rejestrów, ułożony tak, żeby dało się go przeszukać po powiecie.

Skąd biorą się dane o firmach w regionie

Każdy rekord w naszej bazie ma źródło w rejestrze albo dokumencie, który można sprawdzić samodzielnie. Opisujemy to szczegółowo na stronie metody, a tu krótko:

• KRS daje siedzibę spółki (gminę i powiat), kod PKD, formę prawną, kapitał zakładowy, wspólników, zarząd i prokurentów.
• Sprawozdania finansowe złożone do repozytorium dokumentów finansowych dają przychód, zysk i kapitał własny za kolejne lata.
• Raporty roczne spółek publicznych dają wyniki grup i informacje o znaczących akcjonariuszach.
• Wykaz podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów potwierdza status spółki i skład osób reprezentujących.
• Rejestry GUS, w tym REGON, dają klasę wielkości zatrudnienia i dane o samych gminach i powiatach.

Osobę przypisujemy do miasta wyłącznie po siedzibie jej spółek. Nigdy po adresie zamieszkania, którego zresztą nie zbieramy. Na stronie miasta piszemy więc o przedsiębiorcach ze spółkami z siedzibą w tym mieście, a nie o mieszkańcach. To ważne rozróżnienie także dla Ciebie: lista mówi, gdzie ktoś prowadzi biznes, a nie gdzie mieszka.

Jak wybrać obszar listy

Zacznij od mapy działania Twojego oddziału albo salonu. Dla większości lokalnych firm to powiat siedziby i dwa, trzy powiaty sąsiednie, z których klienci realnie dojeżdżają. Plan Region obejmuje pięć powiatów do wyboru, co zwykle wystarcza na jeden oddział z zapasem.

Przy wyborze pomaga ranking powiatów według dochodów na mieszkańca. Powiat z wysokimi dochodami własnymi zwykle ma więcej spółek z dużym przychodem, ale nie zawsze. Zdarzają się powiaty, gdzie wynik budżetu podnosi jeden duży zakład, a reszta firm jest mała. Dlatego obok rankingu warto zajrzeć do rankingu gmin i sprawdzić, czy zamożność rozkłada się na wiele gmin, czy siedzi w jednej.

Miasto wojewódzkie w obszarze listy zmienia jej charakter. W dużym mieście siedzibę ma wiele spółek, które prowadzą działalność w całym kraju, więc lista szybko się wydłuża. Jeśli Twój oddział działa w mieście, zacznij od strony konkretnego miasta, na przykład Rzeszowa albo Lublina, i zobacz, ile spółek wchodzi w zasięg.

Swój powiat sprawdzisz w krótkim podglądzie na górze tej strony. Pokazuje pierwsze pozycje listy, tak jak wyglądają w pełnej wersji. Dla województwa śląskiego przygotowaliśmy osobną bazę firm śląskich z przychodami i właścicielami, z największymi spółkami i powiatami regionu.

Kryteria, które naprawdę odsiewają

Pełna lista spółek z pięciu powiatów to zwykle tysiące rekordów. Sama w sobie niewiele daje. Wartość pojawia się dopiero po filtrach, które zostawiają firmy pasujące do Twojej oferty. W planie Region filtrujesz po gminie, branży, przychodzie, kapitale zakładowym i szacowanej wartości udziałów.

Branża według PKD

Kod PKD z KRS mówi, czym spółka się zajmuje według własnej deklaracji. Dla leasingu maszyn sens mają sekcje przemysłowe, budowlane i transportowe. Dla biura rachunkowego prawie każda branża, ale już z progiem wielkości. Pamiętaj, że PKD przeważające bywa nieaktualne, gdy spółka zmieniła profil i nie poprawiła wpisu.

Przychód ze sprawozdania

Przychód to najlepszy pojedynczy wskaźnik skali firmy. Ma jedną wadę: pochodzi z ostatniego złożonego sprawozdania, więc zawsze jest opóźniony o kilka do kilkunastu miesięcy. Przy każdej liczbie podajemy rok, z którego pochodzi. Spółki, które sprawozdania nie złożyły, nie mają przychodu i nie wypadają z listy, tylko trafiają na jej koniec.

Kapitał zakładowy

Kapitał zakładowy jest w KRS zawsze, także w spółkach bez sprawozdania. Mówi mniej niż przychód, bo wiele dużych firm ma minimalny kapitał, ale dobrze odsiewa spółki jednorazowe i uśpione. Wysoki kapitał przy młodej spółce często oznacza poważny projekt inwestycyjny.

Szacowana wartość udziałów

To przedział liczony z kapitału własnego spółki i mnożników branżowych przychodu oraz zysku, z wersją metody i datą sprawozdania. Dotyczy tylko udziałów w spółkach z KRS. Dla doradcy sukcesyjnego albo private bankingu to ważniejsze kryterium niż przychód, bo wskazuje osoby, dla których planowanie przekazania firmy jest realnym tematem.

Nowe spółki

Spółka zarejestrowana w tym albo poprzednim roku nie ma jeszcze sprawozdania, ale ma już zarząd, kapitał i siedzibę. Dla banku i biura rachunkowego to najlepszy moment na pierwszy kontakt, bo nowa firma dopiero wybiera rachunek, księgowość i finansowanie. Filtr daty rejestracji pozwala złapać ją, zanim zrobi to konkurencja.

Segmenty dla różnych branż

Segment to zapisany zestaw filtrów, który działa dalej po Twoim wyjściu z panelu. Raz w miesiącu dostajesz alert z nowymi osobami i spółkami, które do niego weszły. Plan Region mieści 10 takich segmentów. Poniżej przykłady, od których warto zacząć. Progi są punktem wyjścia, ustaw je pod swój rynek.

Kto korzysta	Kryteria segmentu	Jak często sprawdzać
Oddział banku	spółki z przychodem od średniego progu wzwyż w 3 do 5 powiatach, osobno nowe spółki z ostatnich 12 miesięcy	co miesiąc, po alercie
Leasing	branże przemysłowe, budowlane i transportowe, przychód rosnący rok do roku, kapitał powyżej minimum	co miesiąc i po sezonie sprawozdań
Dealer premium	właściciele spółek z najwyższą szacowaną wartością udziałów, wszystkie branże, gminy w zasięgu salonu	co kwartał
Deweloper premium	szacowana wartość udziałów od wybranego progu, spółki z siedzibą w mieście inwestycji i gminach sąsiednich	co kwartał
Kancelaria	spółki z dużym przychodem i wieloma wspólnikami, obserwowane zmiany zarządu i składu wspólników	co miesiąc
Biuro rachunkowe	nowe spółki z ostatniego roku, małe i średnie spółki z przychodem do wybranego progu	co miesiąc

Dobrą praktyką jest para segmentów: jeden szeroki, który pokazuje cały rynek, i jeden wąski, z którego handlowiec bierze nazwiska do pracy w danym miesiącu. Szeroki zmienia się powoli, wąski powinien dawać kilka do kilkunastu nowych pozycji na alert. Jeśli daje zero, podnieś zasięg. Jeśli daje sto, zaostrz próg.

Obserwowane spółki i osoby

Segment łapie nowe firmy. Obserwacja pilnuje tych, które już znasz. W planie Region możesz obserwować 50 osób i spółek: obecnych klientów, z którymi chcesz rozwijać współpracę, i firmy, które są w Twoim lejku. Zmiana zarządu, nowe sprawozdanie z wyraźnym wzrostem przychodu albo wejście nowego wspólnika to naturalny powód, żeby zadzwonić do kogoś, z kim już rozmawiasz.

Eksport do CRM

Lista jest użyteczna dopiero wtedy, gdy trafia tam, gdzie zespół pracuje. Eksport w planie Region to pliki CSV i XLSX do 1 000 wierszy miesięcznie. Plik zawiera dane rejestrowe: imię i nazwisko, spółki i role, numer KRS i NIP spółki, adres siedziby spółki, wyniki i przedział szacowanej wartości udziałów. Nigdy adresu zamieszkania.

Kilka zasad, które oszczędzają kłopotów przy imporcie do CRM:

• Kluczem rekordu firmy niech będzie numer KRS albo NIP, nie nazwa. Nazwy spółek się zmieniają, numer zostaje.
• Osobę łącz z firmą przez rolę (członek zarządu, wspólnik, prokurent), bo ta sama osoba bywa w kilku spółkach.
• Zapisz datę danych przy każdym przychodzie, żeby handlowiec wiedział, z którego roku jest liczba.
• Importuj przyrostowo z alertów zamiast całej listy od nowa, wtedy nie dublujesz kontaktów i nie zużywasz limitu.
• Zaznacz w CRM źródło rekordu i datę pierwszego kontaktu. Przyda się przy obowiązku informacyjnym, o którym niżej.

Limit liczy się jako zużycie w miesiącu. Usunięcie pliku albo rekordu go nie zwalnia, więc warto eksportować tylko segment, nad którym zespół faktycznie pracuje.

RODO przy kontakcie B2B

Dane członka zarządu czy wspólnika są danymi osobowymi, nawet jeśli pochodzą z jawnego rejestru. Gdy pobierasz je z bazy i kontaktujesz się z tą osobą, stajesz się administratorem tych danych we własnym procesie sprzedaży. Trzy przepisy warto znać na pamięć.

Prawnie uzasadniony interes

Podstawą przetwarzania danych osób reprezentujących firmy na potrzeby kontaktu handlowego jest zwykle prawnie uzasadniony interes administratora z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Ten interes trzeba umieć opisać i zważyć z prawami osoby. Kontakt z prezesem spółki budowlanej w sprawie leasingu maszyn jest typowym przykładem, który ten test przechodzi. Telefon na prywatny numer w niedzielę wieczorem już nie.

Obowiązek informacyjny z art. 14

Gdy dane nie pochodzą od samej osoby, art. 14 RODO wymaga, żeby poinformować ją o tym, kto jest administratorem, w jakim celu przetwarza dane, z jakiego źródła je ma i jakie prawa jej przysługują. Przy kontakcie bezpośrednim robi się to najpóźniej przy pierwszej komunikacji. W praktyce wystarcza krótka klauzula w pierwszym liście albo mailu: skąd masz dane (rejestry publiczne spółek), po co je masz i jak można się sprzeciwić.

Prawo sprzeciwu z art. 21

Sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego jest bezwzględny. Jeśli ktoś powie, że nie chce kontaktu, przestajesz i oznaczasz rekord w CRM, żeby nie wrócił z kolejnym eksportem. My robimy to samo po naszej stronie: osoba może zgłosić sprzeciw albo korektę przez formularz opisany na stronie korekty i sprzeciwu, a jej profil od razu znika z rankingów publicznych i z wyników.

Osobną sprawą są przepisy o komunikacji elektronicznej. Marketing bezpośredni mailem i telefonem wymaga uprzedniej zgody odbiorcy, także w relacjach firmowych. Dlatego pierwszy kontakt najbezpieczniej zrobić listownie na adres siedziby spółki, przez ogólny kanał kontaktowy firmy albo osobiście, na przykład na lokalnym wydarzeniu gospodarczym. Szczegóły o tym, jak chronimy dane w samym serwisie, opisujemy na stronie bezpieczeństwa.

Czego nie robić z bazą firm

• Nie szukaj adresów prywatnych. Lista podaje adres siedziby spółki i tak ma zostać.
• Nie łącz danych z rejestru z informacjami o rodzinie, zdrowiu czy życiu prywatnym osoby. To wykracza poza cel kontaktu handlowego.
• Nie wysyłaj masowych maili do wszystkich z listy. To narusza przepisy o komunikacji elektronicznej i psuje opinię oddziału szybciej, niż przynosi klientów.
• Nie dzwoń wielokrotnie do osoby, która raz odmówiła. Sprzeciw wpisuj do CRM od razu.
• Nie przekazuj eksportu dalej poza swoją organizację. Plik służy Twojemu zespołowi.
• Nie traktuj szacowanej wartości udziałów jak pewnej liczby. To przedział z metodą i datą, a nie wycena biegłego.

Rachunek opłacalności

Plan Region kosztuje 649 zł netto miesięcznie przy płatności co miesiąc. Przy płatności rocznej to 324 zł netto miesięcznie, czyli 3 888 zł netto za rok. Do obu kwot kasa dolicza 23% VAT, a firma dostaje fakturę VAT.

Nie podajemy średnich branżowych, bo każdy oddział ma inną marżę. Podstaw własną liczbę. Oznacz przez X roczny zysk, jaki przynosi Ci jeden nowy klient firmowy: marżę z rachunku i kredytu w banku, prowizję z umowy leasingu, honorarium kancelarii, abonament biura rachunkowego. Wtedy:

• jeśli X jest równe albo większe niż 3 888 zł, jeden nowy klient w roku pokrywa koszt planu rocznego,
• jeśli X to połowa tej kwoty, potrzebujesz dwóch klientów w roku,
• ogólnie liczba klientów potrzebnych do zwrotu to 3 888 zł podzielone przez X, zaokrąglone w górę.

Przy płatności miesięcznej podstaw 7 788 zł netto rocznie zamiast 3 888 zł. Do tego doliczasz czas handlowca, który i tak pracowałby nad pozyskaniem klientów, tylko bez listy. Ostrożnie licząc, warto przyjąć, że z pierwszego kwartału nie będzie jeszcze zamkniętych umów, bo sprzedaż do przedsiębiorców trwa. Dlatego test najlepiej ocenić po pełnym roku.

Gdy obszar przestaje wystarczać, plan Województwo obejmuje wszystkie powiaty dwóch województw, 5 miejsc w zespole, 50 segmentów i eksport do 10 000 wierszy miesięcznie. Plan Instytucja daje całą Polskę, 25 miejsc i dostęp przez API. Pełne porównanie znajdziesz w cenniku.

Podsumowanie i najczęstsze pytania

Baza firm z regionu działa, gdy ma trzy rzeczy: wąsko wybrany obszar, filtry dopasowane do Twojej oferty i stały rytm pracy z alertami. Dane pochodzą z rejestrów publicznych, osoby przypisujemy po siedzibie spółek, a kontakt prowadzisz zgodnie z RODO, z informacją o źródle danych i z poszanowaniem sprzeciwu. Więcej o tym, jak korzystają z nas lokalne firmy, piszemy na stronie dla firm.

Czy w eksporcie są numery telefonów i adresy mailowe właścicieli

Nie. Eksport zawiera dane rejestrowe spółek i osób pełniących w nich funkcje oraz adres siedziby spółki. Nie zbieramy prywatnych telefonów, prywatnych adresów mailowych ani adresów zamieszkania.

Jak aktualne są dane

Każda liczba ma datę danych. Siedziba, zarząd i kapitał pochodzą z KRS, wyniki finansowe z ostatniego złożonego sprawozdania i zawsze mają przy sobie rok. Szacowana wartość udziałów ma datę sprawozdania i wersję metody.

Co zrobić, gdy pięć powiatów to za mało

Przejdź na plan Województwo, który obejmuje wszystkie powiaty dwóch województw. Limit eksportu liczy się jako zużycie w miesiącu, więc to, co już pobrałeś, zostaje wliczone.

Jeśli chcesz sprawdzić to na swoim rynku, załóż konto, wybierz pięć powiatów i ustaw pierwszy segment. Plan Region, ceny roczne i miesięczne oraz pozostałe plany są w cenniku Najbogatsi.