Gdzie kupić bazę danych firm i ile kosztuje dobra baza z regionu

Bazę danych firm kupisz w trzech miejscach: u dostawcy danych z rejestrów publicznych (KRS, REGON, sprawozdania finansowe), u sprzedawcy list kontaktowych B2B albo w serwisie, który układa te same rejestry według regionu i wyników spółek. Dla działu sprzedaży, który pracuje w kilku powiatach, najlepiej sprawdza się trzecia droga: lista spółek z przychodem, zarządem i wspólnikami, zawężona do własnego terenu i odświeżana co miesiąc.

Poniżej porównujemy wszystkie źródła po kolei: co zawierają, jak się za nie płaci, gdzie kryje się ryzyko prawne i jaką bazę wybrać, jeśli sprzedajesz właścicielom firm z jednego regionu. Na końcu jest lista kontrolna do sprawdzenia przed zapłatą.

Gdzie kupić bazę danych firm w Polsce

Rynek dzieli się na sześć rodzajów źródeł. Różnią się nie tylko ceną, ale przede wszystkim tym, czy dostajesz listę gotową do pracy, czy surowy materiał, który trzeba dopiero oczyścić.

Ile kosztuje baza danych firm

Cena bazy firm zależy od modelu rozliczenia: płacisz za rekord, za paczkę rekordów albo abonament z limitem eksportu. Rekordy kupowane jednorazowo wydają się tanie, dopóki nie trzeba ich odświeżyć. Lista sprzed pół roku ma już nieaktualne zarządy, część spółek w likwidacji i brakuje w niej nowych firm, więc kupujesz ją drugi raz.

Abonament ma sens wtedy, gdy pracujesz na tym samym terenie cały rok. U nas plan Region kosztuje 324 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (649 zł przy miesięcznej) i obejmuje pełne listy przedsiębiorców i pracodawców z 5 powiatów, 10 zapisanych segmentów z alertem i eksport do 1 000 wierszy miesięcznie. Plan Województwo za 795 zł netto miesięcznie obejmuje wszystkie powiaty dwóch województw i 5 osób w zespole. Szczegóły są w cenniku.

Prosty rachunek pomaga ocenić każdą ofertę: podziel roczny koszt bazy przez marżę z jednego pozyskanego klienta. Jeśli wynik to jeden albo dwóch klientów w roku, baza zwraca się sama. Jeśli dziesięciu, szukaj węższej i lepiej dopasowanej listy, a nie tańszej.

Czy można legalnie kupić bazę firm

Tak, legalnie kupisz bazę firm, jeśli zawiera dane z rejestrów publicznych, a dostawca wykonuje obowiązek informacyjny wobec osób z listy. Sama nazwa spółki, NIP, KRS czy adres siedziby nie są danymi osobowymi. Imię i nazwisko członka zarządu już tak, nawet jeśli pochodzi z KRS, więc RODO obowiązuje i dostawcę, i Ciebie.

Najwięcej ryzyka niosą listy z prywatnymi telefonami i adresami e-mail osób. Przed zakupem zapytaj dostawcę o trzy rzeczy: skąd pochodzą dane kontaktowe, na jakiej podstawie je przekazuje i czy osoby z listy zostały poinformowane. Jeśli odpowiedź jest wymijająca, to ryzyko kary przejmujesz razem z plikiem. Kontaktując się z firmą z listy, i tak działasz jako osobny administrator i musisz powiedzieć, skąd masz jej dane.

Dlatego nasza baza zawiera wyłącznie dane rejestrowe: spółki, osoby pełniące w nich funkcje i wyniki ze sprawozdań. Nie ma w niej adresów zamieszkania, numerów PESEL ani prywatnych telefonów, a każdy profil ma formularz korekty i sprzeciwu. Jak to działa w praktyce, opisujemy na stronie bezpieczeństwo.

Co powinna zawierać dobra baza firm z regionu

Lista do pracy handlowej ma odpowiadać na dwa pytania: czy ta firma jest dość duża, żeby była moim klientem, i z kim w niej rozmawiać. Do tego potrzebujesz konkretnych pól:

• Siedziba z gminą i powiatem. Bez tego nie zawęzisz listy do terenu oddziału.
• Przychód i zysk z rokiem sprawozdania. To najlepszy pojedynczy wskaźnik skali firmy. Rok jest ważny, bo sprawozdania spływają z opóźnieniem.
• Zarząd, prokurenci i wspólnicy z udziałami. Wiesz, kto podpisuje umowy, a kto jest właścicielem.
• Branża według PKD. Leasing maszyn szuka przetwórstwa i budownictwa, bank prywatny właścicieli spółek z każdej branży.
• Data rejestracji i kapitał zakładowy. Młoda spółka z wysokim kapitałem to zwykle nowa inwestycja.
• Data danych i źródło przy każdej liczbie. Bez tego nie odróżnisz aktualnej bazy od pliku sprzed dwóch lat.

Brak przychodu i osób to najczęstsza wada tanich baz. Dostajesz wtedy tysiące nazw i adresów, ale nie wiesz, które z nich warto obdzwonić, więc i tak siadasz do KRS i sprawdzasz firmę po firmie.

Baza firm do pobrania czy abonament z alertami

Jednorazowy plik wystarczy na jedną kampanię, abonament wygrywa przy stałej pracy na tym samym terenie. W banku, leasingu czy kancelarii najcenniejsze są zmiany: nowa spółka w powiecie, nowy członek zarządu, wyjście wspólnika, sprawozdanie z dużym wzrostem przychodu. Pliku do pobrania nikt nie aktualizuje, więc tych sygnałów w nim nie ma.

W abonamencie zapisujesz segment, na przykład „spółki budowlane z przychodem ponad 20 mln zł w powiatach X i Y”, i dostajesz alert, gdy coś się w nim zmieni. Eksport do Excela albo CRM masz w obu przypadkach, ale tylko w drugim lista żyje razem z rynkiem.

Jaką bazę firm wybrać dla oddziału banku, leasingu i kancelarii

Dobór zależy od tego, komu sprzedajesz:

• Oddział banku i private banking. Właściciele i zarządy największych spółek w 3 do 5 powiatach, z przychodem i szacowaną wartością udziałów. Przykład takiej listy pokazujemy w artykule o tym, jak oddział banku buduje bazę firm z regionu.
• Leasing maszyn i flot. Spółki z branż, które kupują sprzęt, z rosnącym przychodem i młode spółki z wysokim kapitałem. Liczby i segmenty dla dwóch takich branż rozpisaliśmy osobno: baza firm budowlanych i baza firm transportowych.
• Dealer premium i deweloper. Przedsiębiorcy z najwyższą szacowaną wartością udziałów w powiatach wokół salonu albo inwestycji.
• Kancelaria i doradca sukcesyjny. Obserwowane spółki z alertem o zmianach w KRS, bo zmiana w strukturze firmy to moment, w którym potrzebny jest doradca.

Jeśli działasz na Śląsku, zobacz gotową bazę firm śląskich z przychodami i właścicielami spółek, z największymi firmami regionu i podziałem na powiaty. Taką samą stronę mają Małopolska z Krakowem i Dolny Śląsk z Wrocławiem. Dla innych województw zacznij od rankingu powiatów i stron miast, na przykład listy największych pracodawców w miastach wojewódzkich.

Przykład zakupu bazy dla oddziału w trzech powiatach

Weźmy doradcę bankowości firmowej z oddziału w Tychach, który obsługuje miasto Tychy, powiat bieruńsko-lędziński i powiat mikołowski. Interesują go spółki z przychodem od 10 mln zł, bo mniejsze firmy obsługuje inny zespół. Z bezpłatnych rejestrów zbudowałby taką listę w kilka tygodni: najpierw wypisanie spółek z siedzibą w każdej gminie, potem sprawdzenie sprawozdań jedno po drugim, na koniec zarządy i wspólnicy.

Z bazą ułożoną według regionu wygląda to inaczej. Wybiera trzy powiaty, ustawia próg przychodu, odfiltrowuje spółki w likwidacji i dostaje listę kilkudziesięciu firm z nazwiskami członków zarządu i wspólników. Zapisuje ją jako segment, eksportuje do CRM i rozdziela między siebie i kolegę z zespołu. Kiedy w segmencie pojawi się nowa spółka albo zmieni się zarząd, dostaje alert i dzwoni wtedy, gdy temat jest świeży.

Różnica nie polega tylko na zaoszczędzonym czasie. Lista z przychodem pozwala ułożyć kolejność rozmów od firm, które dają największy potencjał, zamiast od tych, które akurat pierwsze wyskoczyły w wyszukiwarce.

Najczęstsze błędy przy zakupie bazy firm

Pierwszy błąd to kupowanie całej Polski, gdy pracuje się w trzech powiatach. Płacisz za setki tysięcy rekordów, a korzystasz z kilku procent, które i tak trzeba wyłuskać filtrami. Lepiej zapłacić za węższy zakres i dostać w nim komplet danych.

Drugi błąd to ocena bazy po liczbie rekordów. Dziesięć tysięcy firm bez przychodu i bez osób daje mniej niż pięćset spółek z wynikami i zarządem, bo z tej drugiej listy da się od razu zaplanować rozmowy.

Trzeci błąd to brak planu aktualizacji. Plik kupiony na początku roku w drugiej połowie ma już sporo nieaktualnych zarządów i spółek w likwidacji. Handlowiec dzwoni wtedy do osób, które nie pełnią już funkcji, i traci zaufanie do całej listy.

Czwarty błąd dotyczy RODO: zakup listy z prywatnymi danymi kontaktowymi bez sprawdzenia, skąd pochodzą. Oszczędność na cenie łatwo zamienia się wtedy w koszt wyjaśnień przed urzędem.

Lista kontrolna przed zakupem bazy firm

1. Poproś o próbkę z własnego powiatu i sprawdź pięć firm w KRS. Czy zarząd i siedziba się zgadzają?
2. Sprawdź, czy przy przychodzie jest rok sprawozdania i ile spółek ma wyniki, a ile tylko nazwę.
3. Zapytaj, jak często baza jest odświeżana i czy dostaniesz informację o zmianach.
4. Ustal, czy eksport ma limit i w jakim formacie dostajesz plik (CSV, XLSX, API).
5. Zapytaj o źródło danych osobowych i obowiązek informacyjny. Poproś o umowę powierzenia, jeśli jej potrzebujesz.
6. Policz, ilu klientów musi przynieść baza w roku, żeby się zwróciła.

Pytania o zakup bazy danych firm

Czy wystarczą bezpłatne rejestry KRS i CEIDG?

Do sprawdzenia pojedynczej firmy tak, do pracy handlowej nie. Pojedyncze firmy sprawdzisz bezpłatnie w wyszukiwarce KRS, CEIDG i rejestrze REGON. Te źródła nie dają jednak listy spółek z regionu z wynikami finansowymi, więc zbudowanie z nich bazy kilkuset firm zajmuje tygodnie pracy albo wymaga własnego programisty.

Czy baza firm zawiera numery telefonów?

Bazy z rejestrów publicznych zawierają dane spółek i osób pełniących funkcje, ale zwykle nie prywatne telefony. Listy z telefonami i e-mailami sprzedają dostawcy kontaktów B2B. Przy takim zakupie sprawdź podstawę prawną przekazania danych, bo odpowiedzialność za kontakt bez podstawy spada na Ciebie.

Jak często trzeba aktualizować bazę firm?

Lista do pracy handlowej powinna być odświeżana co najmniej co miesiąc. W ciągu roku w typowym powiecie zmienia się zarząd w części spółek, powstają nowe firmy, a inne wchodzą w likwidację. Abonament z alertami robi to za Ciebie, plik do pobrania trzeba kupować od nowa.

Czy mogę wczytać bazę firm do CRM?

Tak, jeśli dostawca daje eksport w CSV albo XLSX. U nas plik ma stałe kolumny: spółka, KRS, NIP, adres siedziby, gmina, powiat, branża, przychód z rokiem, osoby i role. Każdy eksport zapisujemy w dzienniku konta, co ułatwia rozliczenie się z RODO.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda lista z Twojego terenu, wpisz powiat w podglądzie na górze strony albo załóż konto i wybierz powiaty w planie Region.